Berichte aus den Dekanaten

Fort- und Weiterbildung im Dekanat Allgäu-Oberschwaben

Ein gutes Gefühl, willkommen zu sein…

Dies konnten 40 Pfarramtssekretärinnen, am Donnerstag, 21. September 2023, bei der Fort- und Weiterbildung im Regina Pacis Haus in Leutkirch i. Allg., im Dekanat Allgäu-Oberschwaben, verspüren. Sie wurden auf das herzlichste von Gabriela Dörflinger, Sprecherin der Pfarramtssekretärinnen des Dekanats, zuständig für die Bezirke Ravensburg und Waldsee, willkommen geheißen.

Dekanatsreferent Herr Dr. Ansgar Krimmer eröffnete die Fortbildung mit einem biblischen Impuls. Thema: Jesus Begegnungen. Auch wir als PfS haben täglich viele Begegnungen, sind Türöffner und Drehscheibe der Pfarrei. Viele Menschen werden im Pfarramt begrüßt. Trotz immer größerer Belastung im Alltag z. B. durch immer mehr Arbeit in größeren Seelsorgeeinheiten etc. müssen wir die Arbeit leisten. Organisatorische Überforderung der PfS muss gesehen werden! Schaffen wir es noch als „persönliche Türöffner“ des Pfarramtes allen gerecht zu werden? Können wir uns abgrenzen? Was benötigen die BesucherInnen? Offenheit in der Kirchengemeinde muss daher mehr geschaffen werden. Mehr Transparenz ist erwünscht. Die Bedürfnisse der BesucherInnen haben sich in den letzten Jahren drastisch verändert. Pfarrbüros können nicht immer geöffnet sein. Genauer hinschauen, was vor Ort geleistet werden kann. Öffnungszeiten anschauen… Unterschiedlichkeiten der Büros analysieren… Zusammenlegung der Büros…eine gute Vernetzung schaffen. Vieles wird sich in den nächsten Jahren ändern. So kann gewährleistet werden, dass für alle ein gutes Miteinander möglich ist und die Arbeit für uns als PfS, für das pastorale Team und für die BesucherInnen weiterhin zufriedenstellend sein wird.

Frau Sandra Fritschi aus Rottenburg, von der Hauptabteilung V, wurde ebenfalls herzlich begrüßt. Vieles muss noch erreicht werden. Vor allem im Hinblick auf die Zusammenlegung der Gemeinden in den Seelsorgeeinheiten. Eine verstärkte Vernetzung der Gemeinden ist dringend erforderlich. Vor allem im EDV-Bereich, wie ein gemeinsamer Kalender, der natürlich für alle einsehbar sein muss. Vieles kann durch moderne EDV erleichtert werden. Die Pfarrämter benötigen einheitlich gute Programme, die eine Vernetzung (z. B. Terminkalender – Dokumente in einer Cloud bearbeiten etc.), ein modernes Management ermöglichen. Leider besteht immer noch kein Qualitätsmanagement, z. B. ein externes Prüfen mit regelmäßigen Audits, ein genaueres Hinhören und Hinsehen in den Pfarrbüros. Was machen wir wenn z. B. noch keine Leitziele, keine vordergründigen Ausrichtungen der Handlungsweisenden nach ökologischen Prinzipien vorliegen? Vieles muss noch auf den Weg gebracht werden, damit ein reibungsloses Arbeiten in den Pfarrbüros gewährleistet werden kann. Nicht jedes Pfarrbüro muss vor Ort das Gleiche tun.

Als zweiter großer Punkt stellt uns Frau Sandra Fritschi den Praxis-Leitfaden für das Pfarrbüro vor. Ein dreiteiliges Werk, dass nun alle PfS in den Büros zugeschickt bekommen haben. Ein großartiges Werk, dass von den Anwesenden sehr gelobt wurde. Gabriela Dörflinger bedankt sich bei Frau Sandra Fritschi, dass sie in den letzten Jahren dieses Gesamtwerk so schnell und kompetent auf den Weg gebracht hat. Die professionelle Zusammenarbeit zwischen ihr und den PfS bei diesem umfangreichen Projekt wurde nochmals deutlich von Gabriela Dörflinger betont und gelobt. Dieses Werk wurde seitens des BO selbstverständlich rechtlich geprüft und genehmigt, somit sind wir PfS fachlich gut bedient.

Als dritter Punkt wurde uns das MAP vorgestellt. Sind Sie schon in der Gruppe Pfarramt und Pfarrbüro dabei? Unter http://drs-map.viadesk.com

Hier finden Sie viele Tipps und Informationen rund um den Beruf. Regelmäßige Schulungen, Videos und viele andere wichtige Informationen. Mit ihrem Zugang im MAP können Sie sich jederzeit in die Gruppe einloggen und miteinander chatten. Eine super Sache, bei Fragen und Anliegen auf diesem schnellen Weg manches unkompliziert und miteinander regeln zu können.

Vieles kann für unseren Berufsstand dazugelernt werden, aber es bleibt trotz allem wichtig, die Verpflichtung zur Teilnahme an den Grundkursen (drei Module) zur Berufseinführung absolvieren. Leider besteht noch keine Pflicht, den Grundkurs zu belegen. Jedoch besteht die Wichtigkeit der Kurse und dies sollte bei allen PfS und Pfarrers endlich angekommen sein.

Gabriela Dörflinger verabschiedet Frau Fritschi und übergibt ihr ein Windlicht als Gastgeschenk. Anschließend begeben wir uns in die Mittagspause.

Nach dem leckeren Mittagsessen ging es mit Herrn Ansgar Krimmer in drei Schritten in intensiver Gruppenarbeit weiter:

1. Schritt: Wo stehen wir in der Zusammenarbeit in der SE? In welchen Büros geht’s es gut? Wo funktioniert es nicht gut?

Gruppenarbeit – MAP – Was bringt was?
Weitere Schritte in der SE? Plan?

Welche konkreten Entscheidungsschritte brauchen wir, um unsere Zusammenarbeit ausbauen zu können?

Die gesammelten Antworten der Gruppen werden nicht ausführlich erläutert. Wichtig für die PfS sind Bürogespräche zwischen Pfarrer und pastorale MitarbeiterInnen. Teilnahme an Dienstbesprechungen und Informationen (Protokoll der Dienstbesprechung). Mitarbeiter-Jahresgespräche. Leider besteht in den Pfarrbüros da noch genügend Bedarf.

Als letzter Punkt der Tagung gibt uns Herr Ansgar Krimmer Informationen über die Pastoralvisitation 2021 bis 2025 – Termine für die jeweiligen SE werden bekannt gegeben. Das Heft Pfarrvisitation 2015 ist veraltet. Herr Ansgar Krimmer verteilt daher eine aktuelle Liste der Fragepunkte für die Visitation. Bis zu dem angesagten Termin sollten die Punkte der Aufgabenliste im Pfarrbüro auf das Laufende gebracht werden. Die PfS sollten ca. 8 Wochen vor dem geplanten Visitationstermin vom Pfarrer Bescheid bekommen. Was ist eine Visitation? Was geschieht bei der Visitation vor Ort?

Pfarramtsvisitation
Gespräch mit dem Pastoralteam
Pastoralbericht und Visitationsgespräch

Als letzter Punkt der Tagung informierte die Kollegin, Frau Brigitte Krug aus Wangen, als Mitglied der Vorstandschaft des BVPs, über die Arbeit der Vorstandschaft des Verbandes.

Resümee der heutigen Tagung:

Ein wunderbarer stimmiger Tag, der wieder einmal zeigte, dass nichts so wichtig ist, wie sich zu treffen und sich fortzubilden und vor allem willkommen zu sein.

Foto & Text: Gabriela Dörflinger

Bad Waldsee, 27. September 2023

Ausflug nach Ulm

Am Dienstag, den 27. Juni 2023 fand endlich wieder ein Sekretärinnenausflug statt.

Von Ute Linn perfekt geplant und organisiert (einschließlich dem Wetter) ging der Ausflug mit dem Bus nach Ulm, wo wir pünktlich zum Start einer Führung durch das Münster, sowie das Fischer- und Gerberviertel ankamen. Im Zunfthaus der Schiffleute wurde zu Mittag gegessen. Die anschließende Zeit zur freien Verfügung wurde zur Besteigung des Berblinger Turms, zum Shoppen oder für einen Stopp in der Eisdiele genutzt. Fast pünktlich konnten wir mit dem Bus noch an der Kirche St. Klara, einer modernen Kirche des 3. Jahrtausends, auf dem Eselsberg für eine kurze Andacht mit Dekan König halten.

Da sich aufgrund es doch etwas erhöhten Verkehrsaufkommens die Ankunft in Ludwigsburg auf 19 Uhr verschoben hatte, blieb mehr Zeit für angeregte Gespräche

Wir freuen uns schon auf den Sekretärinnentag im nächsten Jahr

Übergabe im Dekanat Hohenlohe

Über die gelungene Amtsübergabe freuen sich: Birgit Delz (Mitte), bisherige Sprecherin der Berufsgruppe, Martina Kretzschmar (links), neue Sprecherin, und Julitta Gerlach (rechts), ihre Stellvertreterin, Foto: Privat

Außerdem lesen Sie hier die neue Ausgabe von "Dekanat Aktuell" aus Hohenlohe

Fortbildung der Pfarramtssekretärinnen des Dekanats Allgäu-Oberschwaben

Für Montag, 24. Oktober 2022 hat das Dekanat Allgäu-Oberschwaben die Pfarramtssekretärinnen zu einer Fortbildung nach Bad Waldsee eingeladen. 38 Sekretärinnen haben diese Einladung angenommen.

Nach der Begrüßung durch Pfarrer Thomas Bucher, stellv. Dekan und Pfarrer von der SE Bad Waldsee, und Gabriela Dörflinger, Sprecherin der Pfarramtssekretärinnen des Dekanates, informierte Brigitte Krug aus Wangen als Mitglied der Vorstandschaft des BVP über die Arbeit der Vorstandschaft des Verbandes. Dekanatsreferent Dr. Ansgar Krimmer eröffnete die Fortbildung mit einem Impuls.

Nach dem Impuls stellte der Referent Andreas Rieck sich und seinen Werdegang vor und führte in das Thema „In drei Schritten zu mehr Resilienz“ ein. Resilienz ist die Fähigkeit, sich selbst wieder in das innere Gleichgewicht zu bringen, wenn Belastungen auftreten. Er erklärte, wie die Sekretärinnen mit Situationen im Pfarramt umgehen lernen können und wie sie gestärkt aus individuell empfundenen Krisensituationen hervorgehen können. Er machte deutlich, wie Gedanken, Emotionen und Verhalten zusammenhängen. Anhand einiger Beispiele aus dem Tagesablauf der Pfarramtssekretärinnen spielte er die drei Schritte durch und verdeutlichte, wie man mit schwierigen Situationen umgehen kann.

Als Ergebnis der Fortbildung kann man sich merken: „Nichts ist so entspannend, als eine Situation so anzunehmen, wie sie ist.“

Text: M. Simmling

Pfarramtssekretärinnen im Dekanat Biberach

Über 50 Pfarramtssekretärinnen treffen sich in Ochsenhausen zum Pfarramtssekretärinnentag 2022

Am Donnerstag, 19. Mai 2022 konnten sich nach fast dreijähriger Corona-Durstrecke endlich wieder die Pfarramtssekretärinnen der beiden Dekanate Biberach und Saulgau in einer Präsenzveranstaltung treffen.

Nach einem Brezelfrühstück zu Beginn hatten die Teilnehmerinnen die Möglichkeit, sich bei einem Gottesdienst in der Basilika minor Ochsenhausen geistlich zu stärken. Der ehemalige Dekan Sigmund F.J. Schänzle betonte in seiner Ansprache u.a., wie wertvoll die Funktion der Pfarramtssekretärin sei und wie wichtig es ist, den Pfarrämtern und dem pastoralen Personal nicht zu viele Bürden und Lasten aufzuerlegen. Dekanatskirchenmusiker Thomas Fischer gestaltete den Gottesdienst musikalisch.

Danach referierte Sandra Fritschi über "Das Pfarrbüro der Zukunft: Stand der Dinge - Entwicklungen - Zukunftsvisionen". Die Leiterin des "Fachreferats Pfarrbüro" aus Hauptabteilung V des bischöflichen Ordinariats ging dabei explizit auch auf die Fragen der anwesenden Pfarramtssekretärinnen ein und thematisierte u.a. das Mitarbeiterportal, Ziel und Möglichkeiten einer zunehmend digitalen Arbeitsweise im Pfarrbüro, Fragen rund um Deputat und Bezahlung, die Umsetzung des Datenschutzes, das digitale Praxis-Handbuch sowie die Option zu Video-Tutorials.

Nach einem leckeren Mittagessen in der Landesakademie, an dem auch der neu gewählte Dekan Stefan Ruf teilnahm und ein Grußwort sprach, folgte das kulturelle Nachmittagsprogramm mit einer Führung durch das Konventgebäude und einer Führung durch Stadt und Klosterareal. Bei sonnigem Frühlingswetter konnten die Teilnehmerinnen viele geschichtlich-kulturelle Eindrücke sammeln und dabei das Wetter genießen. In der Abschlussrunde wurde Gabi Pfleghar aus Uttenweiler zur neuen Dekanatssprecherin der Pfarramtssekretärinnen gewählt, so dass es im großen Flächendekanat Biberach nun zwei Sprecherinnen gibt. Bei Kaffee und Kuchen stellte sich Dekanatsreferent Robert Gerner vor, der seit November 2021 im Dekanat Biberach tätig ist. Es wurden die neuen Kolleginnen begrüßt und jene verabschiedet, die bald in den wohlverdienten Ruhestand gehen. Am Ende bedankte sich Dekanatsreferent Björn Held herzlich beim Vorbereitungsteam und überreichte allen ein kleines symbolisches Dankeschön.

Fortbildung der Pfarramtssekretärinnen im Dekanat Allgäu-Oberschwaben

Corona-bedingt musste die diesjährige Fortbildung für die Pfarramtssekretärinnen des Dekanates auf zwei Termine mit je 25 Teilnehmerinnen aufgeteilt werden. Der erste Schulungstermin war am 15. Juli 2021 im Gemeindehaus in Bad Waldsee. Thema war „Gesprächsführung im Pfarrbüro angesichts von Tod und Beerdigung“. Die Fortbildung wurde von der Dekanatssprecherin Gabriela Dörflinger aus Bad Waldsee und Dekanatsreferent Dr. Ansgar Krimmer organisiert.

Nach der Begrüßung führte Dr. Krimmer die Pfarramtssekretärinnen in das Thema ein. Er erklärte den Sekretärinnen Gesprächshaltungen nach Carl Rogers und informierte über Bausteine der Schleusenzeit. In Kleingruppen wurden Erfahrungen ausgetauscht und Abläufe besprochen.

Nach der Mittagspause erlebten die Teilnehmerinnen eine spirituelle Kirchenführung, bei der Kurseelsorger Egon Wieland aus Bad Waldsee auf ganz außergewöhnliche und humorvolle Weise durch die Kirche St. Peter geführt hat.

Anschließend wurde in Kleingruppen die Gesprächsführung bei Trauerfällen geübt. Neben der Fortbildung blieb den Sekretärinnen auch noch genügend Zeit, sich untereinander auszutauschen.

Ergebnis der Fortbildung war, dass es keine feste Formel bei der Gesprächsführung mit Angehörigen von Verstorbenen gibt. Die Sekretärinnen sollen sich auf Ihr „Bauchgefühl“ verlassen und sensibel auf die Gesprächspartner eingehen.

Der zweite Schulungstermin ist für 23. November 2021 ebenfalls in Bad Waldsee vorgesehen.

Pfarramtssekretärinnen Treffen

Bad Waldsee, 24.07.2020/gd – Fotos: Dörflinger

Die Pfarramtssekretärinnen aus dem Bezirk Waldsee
In Aktion zu sein ist die Pfarramtssekretärin zuhauf gewohnt.
Neben dem umfangreichen Berufsalltag treffen sich die Pfarramts-sekretärinnen im Altdekanat Waldsee alle vier Monate zum Stammtisch. Es gibt immer ein Programm u. a. Kirchenführungen, Pfarramtsbürobesichtigungen, Andachten, Gottesdienste, Spirituelle Themen (Bibliodrama) - und natürlich darf im Anschluss ein gemütliches Beisammensein nicht fehlen.
Corona bedingt war dies in diesem Jahr bis jetzt nicht möglich. Nun war es endlich soweit, dass sich die freundlichen Damen vom Pfarrbüro wieder zu einem Stammtisch treffen konnten. Die Freude war daher sehr groß und so traf man sich geselliger Runde im Biergarten vom Grünen Baum in Bad Waldsee.

An diesem Abend wurde zwei neue Kolleginnen von der Dekanatssprecherin Gabriela Dörflinger begrüßt: Gaby Minsch im Pfarramt Arnach tätig und Martina Keckeisen in Seibranz (als Geschenk gab es eine Rose). Martina Keckeisen ist Nachfolgerin von Heidi Streubel, die an diesem Abend mit einem Blumenstrauß verabschiedet wurde.

Wieder einmal ein schönes und wertvolles PfS-Treffen!

Zusammenkommen ist ein Beginn,
zusammenbleiben ist ein Fortschritt,
zusammenarbeiten ist ein Erfolg!
(Henry Ford)